Aan het einde van de dag weet je het niet meer precies
Je hebt de hele dag gewerkt. Nieuwe groepenkast in Rijswijk, lekkage verholpen in Delft, en tussendoor nog even een klant geholpen met een vraag over zijn warmtepomp. Thuis plof je neer en dan begint het: werkbonnen invullen. Maar wat heb je nou precies gebruikt bij die eerste klus? Was het 4 meter of 6 meter kabel? Welk tijdstip was je vertrokken?
Je vult het in naar beste eer en geweten. Maar je weet zelf ook wel: het klopt niet helemaal meer. En dat kost je geld.
Wat gaat er mis met handmatige werkbonnen
Handgeschreven of achteraf ingevulde werkbonnen hebben een paar vaste problemen:
- Details vergeet je gedurende de dag
- Materiaalverbruik klopt niet altijd
- Werktijden worden afgerond of geschat
- Bonnen raken kwijt of zijn onleesbaar
- Facturen lopen achter omdat bonnen te laat worden verwerkt
Voor een eenmanszaak is dat al vervelend. Met een paar monteurs in dienst wordt het al snel een administratief moeras.
Automatische werkbonnen: zo werkt het
Met de juiste software sla je de werkbon al in tijdens de klus. Je opent een app op je telefoon, scant een QR-code van de klant of selecteert de opdracht, en vult ter plekke in wat je doet. Gebruikte materialen, starttijd, eindtijd, foto's van het werk. Alles zit er direct in.
Geen losse papiertjes meer. Geen avondwerk aan de keukentafel. De bon is af zodra jij je gereedschap opruimt.
Sommige systemen koppelen automatisch aan je facturatieprogramma. De gewerkte uren en materialen staan er al in. Jij hoeft alleen nog te controleren en te versturen. Dat scheelt gemiddeld een uur per dag aan administratie. Voor een drukke installateur telt dat snel op.
Wat levert het concreet op
Stel je voor: je werkt vijf dagen per week en besteedt nu gemiddeld drie kwartier per dag aan bonnen en administratie. Dat is bijna vier uur per week. Per jaar zo’n tweehonderd uur. Tweehonderd uur die je ook op de klus had kunnen staan, of gewoon thuis.
Daar komt bij dat nauwkeurige werkbonnen discussies met klanten voorkomen. Alles staat zwart op wit, inclusief foto’s. Geen gedoe achteraf over wat er nu precies was afgesproken.
Welke systemen zijn geschikt voor installateurs
Er zijn meerdere Nederlandse en Europese oplossingen die speciaal zijn gebouwd voor vakmensen in de installatiebranche. Denk aan Nocore, Teamleider Focus of Exact voor MKB. Ze werken mobiel, koppelen met populaire boekhoudpakketten en zijn zonder IT-kennis in te richten.
Het gaat er niet om welk systeem het duurste is. Het gaat erom welk systeem jij ook echt gebruikt. Simpel en snel wint het altijd van uitgebreid en ingewikkeld.
Conclusie: begin klein, maar begin
Je hoeft niet meteen alles te automatiseren. Begin met digitale werkbonnen. Kijk na een maand hoeveel tijd je hebt gewonnen. De meeste installateurs zijn dan al om.
De stap naar automatische werkbonnen is kleiner dan je denkt. En het verschil aan het einde van de maand is groter dan je verwacht.
Jij op de klus. Mike zet je marketing in de hoogste versnelling.
Als installateur stroop je liever je mouwen op dan dat je achter een scherm zit te puzzelen. Marketing Mike combineert slimme AI-systemen met nuchtere marketing. Geen vaag agency-gedoe, wel een volle agenda. Rechttoe, rechtaan vanuit Den Haag. Neem contact op en ontdek wat er mogelijk is voor jouw bedrijf.